Обеспечьте безопасность в офисе с помощью лучших инструментов для возвращения к работе

Если вашему предприятию необходимо заставить сотрудников работать в офисе, вы столкнетесь с рядом трудностей, и не только в области охраны труда и техники безопасности. Вот что вам нужно знать, а также десять инструментов, которые могут помочь.

Введение

Неважно, делаете ли вы это, чтобы поддержать своих клиентов или удержаться на плаву, – возможно, настало время отправить хотя бы некоторых сотрудников обратно в офис. Но даже с учетом того, что вакцинация наконец-то стала реальностью, работодателям придется действовать осторожно, что означает внедрение новых технологий и принятие мер (в зависимости от штата и муниципалитета), чтобы обеспечить безопасность сотрудников и законность возвращения на работу (RTW). Ряд поставщиков программного обеспечения для управления персоналом и объектами стремятся помочь новыми решениями.

Работодателям предстоит многое учесть при выборе инструментов RTW, их влияния на возвращение на работу и их сочетания с другими управленческими инструментами. Пандемия необратимо изменила современное рабочее место, как сейчас, так и, скорее всего, в будущем. Постоянно меняющееся состояние коронавируса и его разновидностей – лишь один из факторов, но сейчас он очень важен.

Врачи считают, что нынешний вирус заразен в радиусе шести футов, в основном через респираторные капельки, когда инфицированный человек кашляет, чихает или разговаривает. То, что новые вариации COVID привносят в это уравнение, может изменить ситуацию, так что вам нужно обратить внимание и на это. Таким образом, в зону повышенного риска попадают уборные, лифты, рабочие столы, переговорные комнаты и офисы с открытой планировкой.

Вы можете найти специализированное программное обеспечение для управления пространством, которое поможет изменить планировку офиса и обеспечить достаточную дистанцию между сотрудниками. Существуют также решения для отслеживания контактов в режиме реального времени, которые позволят вам узнать, кто может быть заражен, где он был и кто еще находится в опасности. Но эта категория инструментов RTW управляет всеми серыми зонами между ними. Сюда входят контроль доступа, коммуникация при пандемии, создание политик и поддержка зараженных сотрудников.

Масштабные изменения на рабочем месте

Исследование под названием “Восход гибридного рабочего места”, проведенное Dimensional Research и Cisco Webex в октябре 2020 года, показало (что неудивительно), что 99 % компаний планируют масштабные и постоянные изменения на рабочем месте в результате внедрения COVID-19. Эти изменения включают в себя такие вещи, как увеличение количества отдельных кабинок и перегородок, изменение требований к посещаемости в офисе и введение новых жестких требований к санитарии и качеству воздуха в офисе.

Тот же опрос показал, что 94 % компаний считают, что технологии должны приносить им пользу, обеспечивая более безопасную рабочую среду. Исследование также показало, что 77 % организаций планируют повысить гибкость работы, а 53 % решили сократить размеры офисов, при этом хотя бы часть сотрудников будет продолжать работать удаленно.

Но ваши предстоящие изменения, скорее всего, будут еще более глубокими, и ваш выбор инструментов для RTW должен отражать эти потребности. Во-первых, возвращение в офис означает, что вам придется попросить сотрудников покинуть безопасное пространство своего дома. В зависимости от того, где вы находитесь, это означает, что вам, работодателю, возможно, придется принимать непосредственное участие в ежедневных поездках ваших сотрудников.

“Работодатели хорошо поработали над тем, чтобы обеспечить безопасность и санитарную обработку офисов, разработав соответствующие протоколы. Но поскольку общественный транспорт остается основным способом доставки сотрудников в офис, безопасность [там] представляет собой совершенно новую задачу”, – говорит Дейв Брайант, вице-президент One workplace, ведущей компании по созданию коммерческих интерьеров в районе залива Сан-Франциско.

“Предоставление сотрудникам альтернативных и более безопасных способов добраться до работы, таких как корпоративные автобусы и службы совместного использования транспортных средств, которые имеют протоколы очистки, – говорит он, – это те варианты, которые работодатели должны [сейчас] рассматривать для доставки сотрудников на работу и обратно”.

И это только первая часть уравнения безопасности. “Когда сотрудники входят в здание, компаниям необходимо помнить о том, какой опыт они создают, – предупреждает Брайант. Строгие протоколы безопасности и жесткие логистические процессы могут давить на сотрудников, снижая их производительность и даже желание приходить на работу. Он советует тщательно продумать способы безопасного восстановления рабочих мест, используя процессы, которые способствуют благополучию сотрудников и формируют позитивную офисную культуру.

Вклад сотрудников

Важным аспектом создания позитивной культуры на рабочем месте является сбор информации от сотрудников. В конце концов, им тоже есть над чем подумать. Многие сотрудники сохраняют продуктивность и прежний уровень производительности даже при удаленной работе. Но работа из дома может быть сложной, особенно если несколько человек работают или учатся в небольших домах, где уединиться или даже побыть в тишине может быть просто невозможно. Забота о детях также может отнимать немало времени, особенно если родителям приходится выступать в роли учителей хотя бы часть времени. И наконец, совместное использование пропускной способности домашнего Интернета тоже может стать проблемой, когда половина семьи хочет играть, а другой половине приходится проводить видеоконференции.

Даже для тех сотрудников, которые считают себя более продуктивными, не добираясь до работы на машине, возникают новые и неожиданные соображения. Одним из важных моментов, с которым вы, вероятно, быстро столкнетесь, является новый набор приоритетов в получении льгот.

“В ходе опроса пользователей Fringe мы выяснили, что 80 % сотрудников считают, что эпоха работы на дому навсегда изменила их взгляды на льготы”, – говорит Джордан Мир, соучредитель и генеральный директор компании Fringe, платформы для персонализированных льгот, связанных с образом жизни. “Мы выяснили, что 84 % сотрудников считают, что в мире, который наступит после введения системы COVID, льготы за образ жизни будут более ценными, чем льготы и удобства в офисе, даже после того, как они вернутся в офис”, – продолжает он.

По словам Мира, его сотрудники искали не просто более гибкие льготы, а те, которые помогали бы им удовлетворять насущные потребности, а не те, которые они могли бы найти в более стандартных пакетах льгот, обычно предлагаемых отделом кадров.

В сочетании с тем фактом, что рабочее место еще долго не будет выглядеть так же, как раньше, работодателям придется критически оценить свои стратегии предоставления льгот и привилегий, чтобы убедиться, что они вносят необходимые коррективы. В противном случае работодатели рискуют потерять текущие кадры или оказаться в невыгодном положении при найме новых работников.

С точки зрения работника, ему необходимо более внимательно изучить пакеты льгот, предлагаемые как нынешними, так и потенциальными работодателями, чтобы убедиться, что он получает лучшее для себя и своей семьи. Руководители должны проявлять сочувствие и достигать консенсуса в отношении того, что будет устраивать их сотрудников в долгосрочной перспективе. Им также необходимо проявлять гибкость в непредсказуемые времена.

Выбор решения для RTW

На начальном этапе удовлетворение потребностей в RTW будет полностью зависеть от расширения общения между руководителями и сотрудниками. Только в ходе регулярных двусторонних бесед можно надеяться узнать, что сотрудники ожидают от офиса, защищенного COVID, какие льготы, по их мнению, им могут понадобиться или как, по их мнению, компании помогут им с ежедневными поездками на работу. Поэтому при выборе набора инструментов для RTW следует обратить внимание на возможность добавления новых каналов связи или более эффективного использования существующих.

Все остальные упомянутые выше соображения также важны, а вместе они представляют собой большой объем работы для любого отдельного программного продукта. Именно поэтому разные продукты поддерживают столь разнообразные возможности. Ниже мы рассмотрим десять общих решений для RTW, которые могут помочь в возвращении сотрудников в офис. Однако, поскольку каждый из них стремится выполнить эту задачу по-своему, вы должны тщательно оценить их и убедиться, что они учитывают то, что наиболее важно для вашего персонала.

ADP Workforce Now

ADP предлагает широкий спектр инструментов управления человеческими ресурсами (HR) – от управления льготами до расчета заработной платы. Поэтому вполне логично, что компания добавила функции возвращения к работе, чтобы облегчить жизнь своим HR-профессиональным пользователям. Представители ADP назвали эти функции “приборной панелью возвращения к работе”, они доступны бесплатно, но только для текущих клиентов ADP.

Инструмент работает на основе функций опроса сотрудников ADP. Вы можете инициировать опрос о возвращении на работу как общий опрос для всех сотрудников или просто в ответ на какое-то действие, например запрос на резервирование рабочего места в сторонней системе управления пространством. В опросе будут заданы вопросы о симптомах коронавируса и поездках, а также можно настроить его так, чтобы он запрашивал подтверждение вакцинации. Сотрудники предоставляют доказательства, загружая фотографию своей прививочной карты или просто QR-код, выданный аптекой или врачом, сделавшим им прививку.

Сотрудники отдела кадров могут получить доступ к результатам опроса на своей основной панели управления. Они смогут быстро получить представление о том, как сотрудники относятся к вакцинации в целом и к процессу вакцинации в компании. Они узнают, какие сотрудники полностью, частично (например, еще не сделали прививку) или вообще не привиты. HR-менеджеры могут просматривать данные о реакции сотрудников, используя несколько фильтров, таких как местоположение, отдел, должность или пользовательские теги.

ADP может рассылать индивидуальные напоминания по электронной почте сотрудникам, не выполнившим минимальные требования. Кроме того, она может выпускать предупреждения для всего персонала через приложение ADP Mobile Solutions.

Хотя ADP утверждает, что в системе есть функции отслеживания контактов, они также основаны только на опросах. Если у сотрудника положительный тест, ответ “да” в опросе попросит его предоставить контактную информацию, чтобы отдел кадров мог связаться с ним для уточнения деталей.

Компания заявляет, что будет расширять функции возвращения к работе, чтобы они охватывали другие продукты ADP, включая ADP Compliance для аудита, ADP DataCloud и Standout. В числе приоритетных направлений – управление доступом посетителей, работа с долгосрочными подрядчиками и улучшение отчетности по вирусам.

EBI Workplace Health & Safety

EBI Workplace Health & Safety – это технологическая платформа для здравоохранения и велнеса. И если ваш бюджет может себе это позволить, то это решение охватывает все основы.

Пользователи начинают с заполнения короткой анкеты, в которой содержатся вопросы, рекомендованные CDC. Если ответы выглядят достаточно безопасными, сотрудник может идти в офис. Но там они не смогут войти в помещение, пока не пройдут проверку температуры, которую EPI проводит с помощью киоска, входящего в комплект услуги.

На этом можно остановиться, а можно добавить мониторинг расстояния в режиме реального времени. Для этого компания EBI предоставляет так называемые “легкие датчики”, которые сотрудники должны носить, находясь в офисе. Они отслеживают местоположение сотрудника в режиме реального времени и сообщают об этом вашим офисным наблюдателям, которые следят за офисом через командный центр EBI. Если кто-то подходит слишком близко, командный центр подает сигнал тревоги.

Помимо отображения данных в режиме реального времени, EBI также сохраняет их для отслеживания контактов. Так что если сотрудник получил допуск в офис, но впоследствии у него появились симптомы COVID, EBI сможет отследить не только дни, когда сотрудник находился в офисе, но и то, где именно он был во время визита, а также всех, кто находился в непосредственной близости.

Но, как и следовало ожидать от такого комплексного и аппаратно-зависимого решения, оно не будет дешевым. На самом деле EBI не размещает цены на своем сайте, а просит клиентов связаться с торговым представителем, чтобы получить информацию и расценки. Это всегда плохой знак для покупателей. Но если вам нужна полная защита и вы располагаете определенным бюджетом, это решение стоит рассмотреть.

Envoy Protect

Envoy Protect – это решение для контроля доступа, которое уже давно работает, но теперь также специализируется на безопасной доставке почты, бесконтактной регистрации в офисе и управлении посетителями. Эти функции позволили Envoy перепрофилировать продукт в решение для управления офисными помещениями, которое имеет несколько новых функций, позволяющих вернуться к работе.

Тот факт, что это зрелая платформа, будет привлекательным для многих, поскольку использование системы, которая была развернута для более чем миллиона сотрудников, имеет значительный вес, когда вы говорите об автоматизации оповещения, коммуникациях с сотрудниками и подтверждении здоровья сотрудников даже из их дома. Прибыв на рабочее место, сотрудники могут войти в систему, используя решение Envoy для контроля доступа. Envoy ведет учет количества людей, находящихся на рабочем месте, и устанавливает ограничения на регистрацию по достижении допустимого уровня, что помогает отслеживать контакты и реагировать на них.

Опыт Envoy в области контроля доступа распространяется и на обеспечение безопасности данных и конфиденциальности. В компании действуют политики и средства контроля, направленные на защиту информации о сотрудниках и соблюдение стандартов. Все данные, проходящие через службы Envoy, хранятся в базе данных Envoy. Резервные копии делаются каждый день и хранятся за пределами площадки либо в дата-центре AWS US-East-1 в Вирджинии, либо в дата-центре US-West-1 в Калифорнии, либо в дата-центре US-West-2 в Орегоне. 

Это не аппаратно-ориентированное решение, как EBI, поэтому вы не получите данные о местонахождении сотрудников в режиме реального времени, но аспект, связанный только с программным обеспечением, делает его более гибким. Теперь, когда сотрудники возвращаются в офис, но в рамках гибридной модели работы, ваши инвестиции в Envoy продолжают приносить дивиденды, поскольку вы можете использовать его и в качестве решения для “горячих столов”.