В связи с распространением штамма Delta, если вы хотите возобновить работу своего офиса, отслеживание контактов – обязательное условие для обеспечения безопасности ваших сотрудников. Ознакомьтесь с этими программными решениями, созданными специально для удовлетворения этой потребности.
Введение
Людям, вновь открывающим офисы, приходится учитывать множество новых факторов, чтобы обезопасить клиентов и сотрудников, особенно сейчас, когда в некоторых районах вновь наблюдается рост заболеваемости COVID-19. Если ваш офис открыт, то решения для отслеживания контактов COVID-19 являются необходимыми инструментами для предотвращения дальнейшей передачи инфекции, поскольку они позволяют руководителям офисов определить, кто может быть заразен, и отреагировать соответствующим образом.
Инструменты для возвращения на работу (RTW) помогут сотрудникам пройти медосмотр и составить график посещаемости на день. Аналогичным образом, средства управления пространством позволяют отслеживать различные зоны в офисе и лучше распределять персонал для социального дистанцирования.
Некоторые из них имеют функции отслеживания контактов, однако специальные средства отслеживания контактов помогают собирать информацию о времени и местонахождении, которая становится бесценной в случае заражения сотрудника. Это очень важная информация, поскольку она показывает, кто еще находился поблизости в это конкретное время, а значит, приложение может легко оповестить других сотрудников, которые могли быть заражены. Эти данные также необходимы, если ваша политика запрещает потенциально зараженным сотрудникам возвращаться в офис до окончания карантина или тестирования. Чем больше или распределеннее штат сотрудников, тем сложнее требования к отслеживанию контактов.
Что такое отслеживание контактов?
Центры по контролю заболеваний (CDC) определяют отслеживание контактов как основную меру контроля заболеваний, которая “включает работу с пациентом (симптоматическим и бессимптомным), у которого диагностировано инфекционное заболевание, для выявления и оказания поддержки людям (контактам), которые могли заразиться в результате контакта с пациентом. Это касается всех, кто провел более 15 минут в радиусе шести футов от инфицированного человека. Этот процесс предотвращает дальнейшую передачу заболевания, отделяя людей, у которых есть (или может быть) инфекционное заболевание, от тех, у кого его нет”.
Самая простая форма отслеживания контактов – это просто записать имя и номер телефона человека, когда он заходит на предприятие, и зафиксировать время. Если у кого-то будет положительный тест и он сообщит о своем состоянии, то всем, кто подвергается риску, находясь в одном и том же месте в одно и то же время, поступит звонок. Обычно их информируют о том, что они, возможно, подверглись заражению и что им следует соблюдать карантин и пройти тест на COVID-19. Проблема такого подхода, конечно, в том, что он полностью основан на добровольном участии людей.
Это не означает, что отслеживание контактов нельзя проводить вручную, используя электронные таблицы в качестве быстрой и грязной базы данных, но это, как правило, подходит только для очень малых предприятий, где менеджеры могут легко проверить данные у всех сотрудников напрямую. Этот метод становится громоздким для компаний, управляющих несколькими офисами, этажами и количеством сотрудников, превышающим 10-20 человек. Именно тогда на помощь приходят приложения для отслеживания контактов.
Некоторые из этих решений доступны в составе приложений RTW, которые также нацелены на решение других задач, таких как создание политики рабочего места и управление пространством. Однако некоторые из них являются самостоятельными системами. CDC признает полезность таких приложений, но при этом подчеркивает, что организациям потребуется как специальный персонал, так и эффективный план реагирования на COVID-19. К счастью, CDC предлагает рекомендации по разработке планов отслеживания контактов, которые могут помочь.
“Отслеживание контактов стало важным компонентом стратегий возвращения на рабочее место, поскольку оно позволяет отслеживать, регистрировать и отображать взаимодействие. Однако опасения по поводу конфиденциальности данных могут ограничивать участие сотрудников. Пользователи хотят знать, что их данные и личная информация находятся в безопасности, – говорит Блейк Макконнелл, старший вице-президент ServiceNow по рабочим процессам сотрудников.
Однако, несмотря на то, что отслеживание контактов в вашем арсенале инструментов RTW очень важно, само по себе оно не является полноценным решением, а лишь одним из необходимых компонентов. “Когда речь идет о том, чтобы обезопасить сотрудников по возвращении на рабочее место, наиболее эффективными мерами являются рутинное лабораторное тестирование, изменение конфигурации физической инфраструктуры, социальное дистанцирование на рабочем месте и сохранение бдительности в отношении потенциального воздействия COVID-19”, – говорит Брэд Бостик, председатель и генеральный директор hc1, биоинформатической компании, специализирующейся на системах здравоохранения и лабораторных решениях. Он подчеркивает четыре важных момента, которые должны учитываться в любом плане RTW и политике отслеживания контактов:
1. Легкая доступность
Решения для отслеживания контактов должны быть простыми в использовании и, по возможности, совместимыми с уже используемыми организациями инструментами. Например, пользователи приложений для управления объектами, которые решают такие задачи, как обслуживание систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха и обеспечение безопасного доступа, могут быть знакомы с такой компанией, как Envoy, поскольку это популярное решение в данной области. Выбор решения для отслеживания контактов от этого поставщика означает, что сотрудники службы безопасности и администраторы, скорее всего, уже знакомы с интерфейсом, что сократит время обучения и внедрения, поскольку компонент отслеживания контактов Envoy можно приобрести не только как отдельное приложение, но и как простую надстройку к основному приложению.
Кроме того, ИТ-директора и отделы кадров (HR) с большей вероятностью будут рассматривать решения от компаний, с которыми они уже поддерживают отношения или с которыми уже знакомы их сотрудники. Это особенно верно, когда важно быстрое развертывание. Однако решения с уникальным ценностным предложением (как, например, многие инструменты для отслеживания контактов) могут быстрее решать различные проблемы, поэтому их также следует рассматривать. Если вашей компании требуется носимое решение, например, из-за повышенных требований к безопасности доступа, то поставщики, способные предоставить все компоненты такого решения (носимые устройства, считыватели, программное обеспечение для отслеживания и сигнальные маячки), будут более убедительным требованием, чем совместимость с другими инструментами на месте.
Главное – определить свои потребности до покупки. Это означает, что необходимо провести тщательную работу с персоналом зданий и сооружений, а также создать специальную команду для обеспечения соответствия требованиям государственных и муниципальных стандартов COVID-19. Определившись с ними, вы сможете сопоставить их с потребностями вашего конкретного бизнеса и составить подробный список наиболее важных для вас функций отслеживания контактов.
2. Агрегация данных
Независимо от потребностей вашего бизнеса, решение для отслеживания контактов должно обеспечивать простоту отслеживания и сбора информации. Как правило, для этого используются приложения, носимые устройства, сети Wi-Fi и самоотчеты. Однако возможности бизнес-аналитики, в частности, должны позволять организациям быстро обрабатывать собранные данные для выявления непосредственного риска и затем обращаться к потенциально затронутым сотрудникам.
Это означает оценку состояния контактов, подверженных риску, и предоставление удобных способов понять уровень риска для возвращающихся сотрудников на разных рабочих местах. ИТ-специалистам следует искать решения, в которых поток данных для отслеживания контактов будет быстрым и эффективным на всех этапах – от сбора до передачи информации. Особое внимание следует уделить конечному представлению данных, чтобы менеджеры могли легко их понять и быстро принять решение.
Агрегирование данных из журналов посещаемости, приложений для управления сменами и других решений для управления персоналом – довольно простая часть процесса. Сложность заключается в том, чтобы эффективно проставить временные метки и сопоставить эти данные не только с различными офисами, но и с тем, кто находился в них в тот или иной момент времени. И как только это препятствие будет преодолено, решение также должно использовать эти данные для определения уровня риска, которому подвергаются другие сотрудники. Потребности каждого предприятия зависят от местоположения, характера рабочей силы (размер, распределение и направленность задач), а также от сложности бизнеса, когда речь идет о соблюдении нормативно-правовых требований. Таким образом, мы снова возвращаемся к вопросу о важности тщательной проверки, прежде чем принимать решение о выборе одного из этих решений.
3. Конфиденциальность и безопасность
“Один из ключевых факторов для компаний при рассмотрении любого приложения или технологии отслеживания контактов – убедиться, что оно соответствует нормам защиты данных и конфиденциальности, – говорит Макконнелл. Для покупателей это означает, что любое решение для отслеживания контактов должно соответствовать политике конфиденциальности данных компании, что обычно также означает получение согласия сотрудников.
Это еще более важно, когда речь идет о личной медицинской информации сотрудников. Сотрудники должны знать, что их личная информация собирается только для медицинских целей и что она никогда не будет передана сторонним организациям, например правоохранительным органам или иммиграционной службе.
Эффективным, но, как правило, более дорогим вариантом является выбор системы, основанной на токенах. Такие решения обеспечивают сбор только ключевых данных и, как правило, позволяют убедить сотрудников принять участие в сборе необходимых данных, не нарушая при этом конфиденциальности.
4. Преодоление барьера участия
Макконнелл подчеркивает, что, когда усилия по отслеживанию контактов терпят неудачу, это, как правило, связано с плохим внедрением или отсутствием участия сотрудников. Для успешного отслеживания контактов требуется как участие, так и конфиденциальность. Четкое разъяснение преимуществ и прозрачность в отношении того, как используются данные человека, имеют решающее значение для успешного внедрения.
Поэтому при принятии решения о покупке необходимо сосредоточиться не только на сборе данных, но и на функциях, которые понадобятся для обеспечения заинтересованности сотрудников. Некоторые инструменты отслеживания контактов предоставляют функции, схожие с приложением для маркетинга электронной почты, которые позволяют руководителям рассылать сотрудникам электронные бюллетени, ориентированные на здоровье. Другие предлагают тесную интеграцию с приложениями для командного обмена сообщениями и онлайн-опросов, такими как Slack или Microsoft Teams.
Все перечисленные ниже приложения позволяют отслеживать контакты, используя как минимум несколько из перечисленных выше возможностей. Чтобы определить, какое из них лучше всего подходит для вашей организации, следует воспользоваться ознакомительными версиями и провести подробные беседы с сотрудниками отдела продаж. Но сделайте это как можно скорее, поскольку ни одно из этих решений не может быть внедрено без значительного промежутка времени, так как вам придется заниматься не только настройкой и интеграцией данных, но и обучением сотрудников и привлечением их к работе.
Devvio DevvTrace
DevvTrace, разработанная блокчейн-стартапом Devvio, использует носимые устройства для измерения расстояния между пользователями. Эти устройства собирают данные, необходимые работодателям, чтобы знать, кто контактировал с потенциально зараженными сотрудниками.
Носимое устройство DevvTrace имеет небольшие размеры и вибрирует, когда находится рядом с другим устройством. Это помогает работникам поддерживать правильную социальную дистанцию. Для обеспечения безопасности приложение использует опыт компании в области блокчейна. Оно хранит всю информацию в учетной записи, которая гарантирует конфиденциальность пользователя. Вся персональная информация (PII) контролируется с помощью приватных ключей пользователей в кошельке блокчейн. Если у сотрудника или посетителя появляются симптомы или тест на COVID-19 положительный, он может разрешить анонимизировать записанную контактную информацию и отправить ее в базу данных “горячих точек”.
Блокчейн Devvio работает в масштабе, поскольку он способен обрабатывать более 8 миллионов транзакций в секунду, а транзакции могут завершаться менее чем за одну секунду, что должно быть более чем достаточно для удовлетворения большинства корпоративных требований по отслеживанию контактов. Компания утверждает, что все транзакции защищены криптографически, и любой пользователь может в режиме реального времени сравнить отслеженные позиции с текущими данными о горячих точках, чтобы понять, не подверглись ли они опасности.
Envoy Protect
Envoy Protect объединяет опыт управления объектами, доставки почты, бесконтактного входа в офис, управления посетителями, а также управления помещениями и конференц-залами. Решение идеально подходит для клиентов, уже использующих систему управления объектами Envoy, поскольку в этом случае оно становится доступным благодаря быстрому обновлению приложений на оборудовании, которое уже использует это программное обеспечение.
Envoy Protect позволяет сотрудникам подтверждать свое здоровье, не выходя из дома. Они могут безопасно регистрироваться по прибытии в офис, используя решение Envoy для контроля доступа. Envoy может вести учет количества людей, находящихся в офисе, и устанавливать ограничения на регистрацию по достижении заданной пропускной способности. Благодаря такой записи о том, кто и когда вошел в офис, будет проще отследить, если кто-то заболеет. Упор Envoy на аналитику и отчетность помогает менеджерам принимать решения, основанные на данных, поскольку они дают представление о заполняемости, результатах проверки и о том, кто в данный момент работает в офисе.
Опыт Envoy в области контроля доступа также распространяется на обеспечение безопасности данных и конфиденциальности сотрудников, особенно для крупных клиентов. Компания разработала политику и средства контроля, призванные защитить информацию о сотрудниках и помочь компаниям соответствовать стандартам. Все данные, работающие в службах Envoy, хранятся в защищенной базе данных Envoy. Резервные копии делаются каждый день и хранятся за пределами площадки либо в дата-центре AWS US-East-1 в Вирджинии, либо в дата-центре US-West-1 в Калифорнии, либо в дата-центре US-West-2 в Орегоне.
hc1 Workforce Advisor
hc1 Workforce Advisor – это специализированное решение для RTW COVID-19, которое предоставляет важнейшую информацию о здоровье в интегрированном виде. Этот сбор данных охватывает все данные о сотрудниках, результаты анализов, симптомы и другие сведения о распространенности вируса на местном уровне – включая населенные пункты, где находится рабочее место и где живут ваши сотрудники.
Данные тестирования сотрудников автоматически фиксируются с помощью цифровых жетонов, которые служат мобильным подтверждением статуса тестирования на антитела и вирусы. Этот цифровой токен, основанный на согласии, работает с помощью мобильного приложения, которое позволяет сотрудникам делиться своим статусом с работодателем или другими пользователями, например, в школах, аэропортах и развлекательных заведениях.
Компания имеет солидную историю решений, направленных на безопасное преобразование данных лабораторных анализов в режиме реального времени в персонализированные сведения о здравоохранении. Так, например, Workforce Advisor может интегрироваться с результатами местных лабораторных анализов, сопоставляя эти данные с местными рисками и симптомами. Затем он может сопоставить эту информацию с данными о местонахождении здания и этажа для любого сотрудника, у которого обнаружен коронавирус. Для оценки риска решение использует индекс локального риска hc1 (LRI) для офиса и домашние адреса всех сотрудников.
Как только сотрудник проходит тестирование, положительные и отрицательные результаты передаются непосредственно из лаборатории, с разрешения сотрудника, в командный центр hc1 CV19. Затем он может оповестить руководство о необходимости принятия мер в режиме реального времени. Действия могут включать изоляцию инфицированных сотрудников и применение мер по отслеживанию контактов для выявления других сотрудников, которые теперь могут подвергаться риску. hc1 Workforce Advisor также имеет цифровой идентификатор, который оценивает и контролирует соблюдение политики COVID-19, и мобильное приложение, которое обеспечивает контроль входа и уведомление о заражении.